Ihre Anforderung:
Alle zu einem Kunden oder Ansprechpartner bekannten Daten und Dokumente sollen schnell und einfach zugreifbar sein; seien es die Telefonnummern, Privatadresse, Geburtsdatum, Augenfarbe, die letzten Bestellungen, der Umsatz vom letzen Jahr, die offenen Posten, die Mails von letzter Woche oder der nächste Termin. Einmal gesammelte Daten sollen in beliebiger Form für Marketing und Auswertungen zur Verfügung stehen. Vertriebsunterstützung und Funktionen für Vertriebssteuerung bis hin zu Angebots- und Auftragspipelines werden erwartet. Vertriebsmitarbeiter, Kunden und Interessenten sollen über einen Internetzugriff in die Vertriebsprozesse integriert werden können.

Unser Konzept:
Das CRM Modul stellt die Personen in den Mittelgrund. Mit wenigen Klicks lassen sich alle Daten zu einer Person abrufen. Die einzelnen Kontakte und Aktivitäten zu einer Person werden in Vorgängen dokumentiert. Diese Vorgänge enthalten die Mails und Dokumente. Vorgangstypen lassen sich je nach den gewünschten Vertriebsprozessen definieren (Besuch, Präsentation, Anfrage, Angebot, Auftrag, etc.). Die Vorgänge lassen sich in Projekte zusammenfassen und innerhalb des Vertriebsteams verteilen, wobei jedem Mitarbeiter Vorgänge explizit zugewiesen werden können. Über die Priorität der Vorgänge, bzw. der Kunden in Verbindung mit einer Wiedervorlage lassen sich auch viele Kunden und viele Anfragen mit einem relativ kleinen Vertriebsteam bewältigen. Die Angebote oder andere Dokumente können vollständig individualisiert werden; mit Hilfe von Musterdokumenten und der Schnittstelle zu MS Office (= Füllen von Textmarken durch Sta*Ware COM Server) lassen sich aber trotzdem standardisierte Angebote in Word in Sekundenschnelle erstellen.

Die Features:

• kompletter Adressen- und Personenstamm
• Relation Firma -> Person und Person -> Adresse ist jeweils 1:n
• umfangreiche Kontakt Historie
• fortlaufende, auf Wunsch nicht mehr änderbare Notizfelder
• Zusatzdaten für beliebige Eigenschaften
• Stichwortsystem
• Dublettenprüfung bei Eingabe und auch für bestehende Personen
• Stammdatenkatalog für Länder, Postleitzahlen, Orte und Vorwahlen
• beliebige Definition von Adressengruppen
• keine Beschränkung bei Telefonnummern oder Mailadressen
• Securitykonzept für Zugriffe und Bearbeitung
• Definitionsmöglichkeit für persönliche Adressen und E-Mailverteiler
• viele Groupware Funktionen wie Kenntnisnahme, Wiedervorlage, Erinnerung, Aufgabenlisten
• Terminkalender mit Gruppenterminfunktionen
• eigenes E-Mail System
• Serienmailing
• direkte Verknüpfung der Adressen zu Debitoren und Kreditoren
• Vertretungsregelung

Ihre Vorteile:

• komplettes und kompaktes CRM Paket
• direkte Integration in Module InfoCenter, DokuCenter und ERP - Verkauf
• Synchronisationsmöglichkeit der Kontakte und Termine mit PDA
• zentraler und firmenweit gültiger Adressenstamm
• umfangreiche und einfache Recherche-/Suchfunktionen mit Sta*Ware Filter (über beliebige Filterkriterien)
• schnelle und flexible Definition der Vertriebsprozesse
• schnelle und einfache Erstellung von MS Office Dokumenten
• Zugriff auf alle Daten über WEB Portal (auch für Interessenten oder Kunden möglich)

Ihre Anforderung:
Mit ständig steigendem Informationsvolumen im Büroalltag wächst der Anspruch nach aktuellen und vollständigen Informationen. Informationen müssen schnell, korrekt und in der richtigen Form zur Verfügung stehen und trotzdem in den laufenden Geschäftsprozess integriert sein. Informationen sind nur noch einmal zu erfassen und sollen allen relevanten und berechtigten Mitarbeitern zu Verfügung stehen. Neben einer einfachen Recherchemöglichkeit sind insbesondere auch automatische Benachrichtigungssysteme gefragt.

Unser Konzept:
Jegliche Informationen werden dem Anwender in einer übersichtlichen Oberfläche präsentiert. Informationen können aus internen Notizen, E-Mails, Schriftverkehr, abgelegten Dateien oder beliebigen weiteren Datenfelder und Stichworten bestehen. Das Sta*Ware InfoCenter ordnet alle diese Informationen und Informationstypen in Vorgängen, welche gleichzeitig als Klammer für einen einzelnen Geschäftsvorfall dienen. Diese Vorgänge können in einer Projekt-Hierarchie mit beliebigen Teilprojektstufen organisiert werden. Die Recherche nach vorhandenen Informationen wird über direkte Vorgangseigenschaften wie Name, Vorgangsnummer Vorgangstyp, Projektbezug, Ansprechpartner, Wiedervorlage, Ablage, Priorität, etc. wesentlich erleichtert. Für die Erstellung von komplexen Abfragen steht die Star*Ware Filtertechnologie zur Verfügung, die es dem Anwender erlaubt beliebige Kriterien zu einer Abfrage zusammenzufügen. Über manuell oder automatisch verteilte Kenntnisnahmen lässt sich eine neue oder geänderte Information sehr leicht und einfach zu dem richtigen Anwenderkreis transportieren.

Die Features:

• Vorgangstypen zur Kategorisierung der Vorgänge
• automatische Zusammenfassung von E–Mails und Dokumenten zu Vorgängen
• Definition von Projekten und Teilprojekten
• automatische Verwaltung und Generierung der Dateiablagen
• Filtererstellung über beliebige Suchkriterien inkl. Volltextrecherche
• Einbindung von WEB Links und HTML Seiten
• Vorschau für Dokumente
• Forumsfunktionen für "geteilte Informationen"
• Mailein- und –ausgang direkt integriert mit eigenen Mailfunktionen
• automatische Einsortierung von eingehenden Mails in den richtigen Kontext
• umfangreiche Securityeinstellungen über Rollen und Gruppen für Anwender und Vorgangstypen
• Vertraulichkeit von Vorgängen und Projekten
• Kenntnisnahmeregeln, um gemäß den Workflow-Einstellungen bestimmten Status der Vorgänge automatisch bekannt zu machen

Ihre Vorteile:

• aktuellste Informationen jederzeit und einfach abrufbar
• transparente Informationen analog der Berechtigungsstufe
• Zusammenfassung von beliebigen Einzelinformationen zu einem Vorgang mit Nachvollziehbarkeit über eine Historie
• keine unnötige Duplizierung von Dateien und Dokumenten über diverse Mailpostfächer
• direkte Integration in CRM und ERP System

Ihre Anforderung:
Geschäftsprozesse sind, selbst wenn Sie hinreichend dokumentiert sind, oft nicht beherrschbar, da an vielen Stellen in den Firmen Entscheidungen zu treffen sind, die entweder in dem jeweiligen System nicht darzustellen sind, oder einfach außerhalb des System getroffen werden, da eine vollständige Abbildung des Vorgangs nicht gewährleistet ist. Eine lückenlose Dokumentation von Geschäftsvorfällen, wie sie auch von einem QM System vorgeschrieben wird, kann oft nur unter zu Hilfenahme von Akten und Papier gewährleistet werden. Eine Änderung von Geschäftsprozessen geht zwangsläufig einher mit unfangreichen Schulungs- und Informationsmaßnahmen der Mitarbeiter.

Unser Konzept:
Über die definierbaren Vorgangstypen lassen sich Geschäftsprozesse im Vorfeld definieren. Die benötigten Workflow Funktionen wie Checklisten, Kenntnisnahme Verteilungen, automatischer Weiterversand, Ad-Hoc Regelungen und umfangreiche Security Einstellungen können für die Vorgangstypen definiert werden. Zu einem Geschäftsprozess können auch mehrere Vorgangstypen zusammen gefügt werden. Checklisten, eine Vorgangshistorie und die Zusammenfassung aller Informationen, Dokumente, Notizen und E-Mails, welche im Laufe des Vorgangs gesammelt werden, helfen bei der Dokumentation und der späteren Nachvollziehbarkeit.
Änderungen in den Geschäftsprozessregeln können im Vorfeld definiert und getestet werden und dann gezielt und ohne großen Schulungsaufwand in Kraft gesetzt werden.

Die Features:

• Definition von frei definierbaren Vorgangstypen mit
  • Checklisten
  • Beteiligtenfunktionen
  • Security/Sichtbarkeit
  • Kenntnisnahmeregeln
  • Zusatzdaten, Stichworte
  • Musterdokumente
  • Workflow
• vordefinierte Templates für Verkauf, Einkauf, Kundendienst, Dienstreise, etc.
• direkte Integration in DMS, CRM, ERP und Projektmanagement
• umfangreiche Historie je Vorgang
• Unterstützung bei der Organisation des QM Handbuchs
• Verweis auf kontextbezogene Prozessdefinition, Arbeitsanweisungen, Musterdokumente und Formulare von jedem Prozessschritt

Ihre Vorteile:

• nicht nur Integration der Hauptgeschäftsprozesse sondern auch aller Nebenprozesse in einem System möglich
• Koexistenz von starren Workflow Regeln und Ad-hoc Workflow möglich
• vollständige Informationen zu einem Vorgang per Klick
• leichte Administrierbarkeit
• einfache Anpassung von Änderungen in den Geschäftsprozessen
• direkte Verbindung zu allen Funktionen aus CRM, ERP, Dokumenten- und Projektmanagement

Ihre Anforderung:
Neben Standards wie gute Übersicht, möglichst viele verschiedene Ansichten oder eine gute Gliederung, wird im Terminkalender auch sehr häufig der Bezug zu aktuellen Geschäftsprozessen gefordert. Der einfache und schnelle Zugang zu fremden Kalendern –im Rahmen von Berechtigungen und Gruppenansichten- ist sehr wichtig. Nach Möglichkeit sollten auch Dinge wie z.B. Autos, Räume, Beamer über den Terminkalender verwaltet werden.

Unser Konzept:
Termine werden nicht losgelöst als Termine verwaltet, sondern direkt in die Prozesse, Projekte und Vorgänge eingebettet. Aus dem Terminkalender kann man per Klick die Dokumente, E-Mails, Notizen, etc. zu dem aktuellen Vorgang abrufen. Die Integration mit der Zeiterfassung, dem Betriebskalender und der Abwesenheitsverwaltung erlaubt es auch schon im Terminkalender Urlaub, Feiertage (auch regionale) etc. zu erkennen. Sta*Ware hat den Terminkalender für Personen – interne und externe, aber auch für beliebige Ressourcen konzipiert. Die Berechtigungen für sehen, anlegen, bearbeiten und löschen können sehr fein gegliedert werden und darüber hinaus sind bei privaten oder vertraulichen Terminen nur die geblockten Zeiten sichtbar. Über ein Standardformat können Termine mit beliebigen Fremdsystemen und somit auch mit externen Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Über die Sync ML Synchronisation können die Termine mit dem eigenen PDA abgeglichen werden.

Die Features:

• Einzel- und Gruppenterminkalender
• Ansichten für Tag, Woche, Monat, Jahr
• Anzeige der Anwender aber auch Ressourcen und externe Personen
• auf PDA synchronisierbar
• über iCalendar (RFC 2445)-Format per Mail mit externen Partnern austauschbar
• Betriebskalender für Feiertage mit Berücksichtigung von regionalen Besonderheiten
• direkte Integration in die Zeiterfassung und Anwesenheitsübersicht wg. Anzeige der Urlaubs- und Krankheitstage
• direkter Zugriff auf die Vorgangs- und Projektdaten und damit direkte Integration in die CRM, ERP, DMS und Projektmodule
• farbige Markierungen frei definierbar
• konfigurierbarer Zugriff für Lese- und Bearbeitungsrechte in fremden Terminkalendern (auch über Vertretungsregelungen und Terminartenrechte)
• interne Einladungsfunktionen mit automatischen Kenntnisnahmen bei Verschiebung, Ablehnung, etc.
• Prüfung auf Terminüberschneidungen mit Vorschlag für nächsten Termin
• wiederkehrende Termine (auch mit wechselnden Personengruppen und Bestätigung/Ablehnung einzelner Termine in der Kette)

Ihre Vorteile:

• zentraler komplett in CRM und ERP Module integrierter Terminkalender mit allen Funktionen eines Standard Kalenders
• keine Redundanzen zu anderen Systemen
• die Projektplanung berücksichtigt bereits eingetragene Termin
• Darstellung beliebiger Ressourcen

Ihre Anforderung:
Die Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern läuft mittlerweile zu einem sehr hohen Anteil über E-Mail. Auch im B2C Business kommt man ohne E-Mail nicht mehr aus. Viele Mails haben den Charakter eines Vertrags oder doch zumindest den einer bindenden Zusage und haben weitgehend den herkömmlichen Geschäftsbrief ersetzt. Zur Dokumentation und zur Einhaltung der Sorgfaltspflicht müssen diese E-Mails aufgehoben und archiviert werden. In größeren Organisationen wird das E-Mailsystem auch zur Weitergabe von Informationen benutzt, mit dem Nachteil, dass die Empfänger der E-Mails diese Information häufig gar nicht wünschen und sie erst mal für sich (und jeder für sich) organisieren müssen. Wenn sie aber dann Informationen benötigen, können sie nicht recherchieren, da der Zugriff auf die fremden Mailpostfächer, in denen evtl. die Informationen abgelegt sein, versperrt ist. Anwender in zentralen Schlüsselpositionen klagen auch immer wieder über die Menge und Unübersichtlichkeit von E-Mails und fehlende Möglichkeiten für inhaltliche Spam-Filter.

Unser Konzept:
Um jeglichen Bruch innerhalb der Geschäftsprozesse und im Informationsfluss zu vermeiden, hat sich Sta*Ware schon sehr früh entschlossen ein eigenes Mailsystem zu entwickeln. Vollständige Dokumentation und Nachvollziehbarkeit, bei gleichzeitig automatischer Zuordnung des richtigen Kontextes (also Vorgangs) ist so gewährleistet. Neben den normalen Funktionen eines Standard Mailsystems hat Sta*Ware wesentliche Features für die interne Informationsverteilung geschaffen, um das leidige Thema der ständig weitergeleiteten Mails zu vermeiden. E-Mails werden lediglich für die Kommunikation mit Personen außerhalb der Organisation benötigt. Für die Ablage und Archivierung stehen die gleichen Funktionen wie zur Organisation der Dokumente zur Verfügung. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept kann zwischen Geschäftsrelevanten und privaten Mails unterscheiden und erlaubt den Zugriff auf E-Mails analog den Projektrechten des Anwenders. Umfangreiche Filter- und Recherche Funktionen bis hin zu Volltextrecherche stehen zur Verfügung.

Die Features:

• E-Mailclient für Versand direkt aus allen Modulen aufrufbar
• kontextabhängige Vorbelegungen für Empfängerlisten, Dokumentenanhänge, Betreff, Anrede und E-Mailtext
• definierbare vom Anwender nicht änderbare Signaturen für Corporate Identity
• mehrere Signaturen und Reply-To Adressen je Anwender konfigurierbar und bei Versand per Mausklick wählbar
• Auto –Zip der Attachements bei Versand
• Text und HTML Modus
• Ersetzung von Textmarken (analog wie bei Worddokumenten durch den Sta*Ware COM Server)
• zentraler Personen- und Adressenstamm, aber individuelle E-Mailverteiler und Privatadressen möglich
• Serienmails (jeder gewählte Empfänger erhält sein personifiziertes E-Mail)
• Versand über SMTP, SSL optional
• zeitgesteuerter E-Maileingang aus POP3 und IMAP – Postfächern
• Autoreply
• Forumsbildung bei mehreren E-Mailempfängern in der gleichen Firma (Anhänge und E-Mailtext werden nur einmal eingelesen)
• automatische Vorgangs- oder Projektzuordnung bei eingehenden oder beantworteten E-Mails
• inhaltliche Spamfilter nach eigenen bzw. Administratorregeln
• manuelle E-Mailimportmaske für z.B. MS Outlook
• automatische E-Mailarchivierung über Regeln als EML, MSG Datei oder in der Datenbank

Ihre Vorteile:

• direkt in die CRM, ERP und Projektmodule integriert
• erweiterte Features gegenüber einem Standard E-Mailclient
• eine zentrale Firmenablage für Projekte, Vorgänge, Dokumente und E-Mails
• keine Informationsverluste durch nicht aktiv weitergeleitete E-Mails
• keine Redundanzen bei Personenstamm und Dokumentenablage

Ihre Anforderung:
Jegliche Dokumente sind elektronisch zu speichern. Alle Dateien sollen geordnet abgelegt und nach einem Berechtigungskonzept zugreifbar sein. Die Suche nach Dokumenten muss denkbar einfach sein und darf nicht über die Ordnerstruktur eines Explorers erfolgen. Nicht mehr benötigte Dokumente müssen archiviert und gegen weitere Schreibzugriffe gesperrt oder aber gelöscht werden. Nach Möglichkeit sollen die Dokumente aber auch auf einem lokalen Notebook für Kundenbesuche zur Verfügung stehen.

Unser Konzept:
Sta*Ware integriert eine komplette Dokumentenverwaltung in die CRM, ERP und Projekt Module. Über die Verbindung von mehreren Dokumenten zu einzelnen Vorgängen und Projekten ist es dem Anwender stets möglich auch die gesamte Entwicklung der Dokumente nachzuvollziehen und zu verstehen. Mit dem ebenfalls durchgängig integrierten E-Mailclient ist es sogar möglich, die Ein- und Ausgangsmails für jedes Dokument zu sehen.
Bei der Erstellung von neuen Dokumenten wählt der Anwender aus einer Zahl von Musterdokumenten, die kontextbezogen eingeblendet werden, und legt die primären Dokumenteneigenschaften wie Titel, Autor, Art, Sprache, etc. fest. Danach wird das Dokument in einem vom Administrator vordefinierten Verzeichnis mit einem automatisch generierten Dateinamen angelegt, geöffnet und gleich mit Daten gefüllt (MS Office). Ein Scannermodul, eine Zeichnungsverwaltung, Einbindung von Internetlinks und Archivierungsfunktionen komplettieren die Dokumentenverwaltung so, dass es keine Notwendigkeit für Papier oder Aktenschränke bei der täglichen Arbeit gibt.

Die Features:

• automatische Ablage von Dateien im Filesystem nach konfigurierten Regeln
• Ablage auch Standortübergreifend über UNC
• Muster- / Vorlagenverwaltung mit Kontextbezug zu den Sachbearbeitern und Vorgangstypen
• elektronische Projektakte mit Ausgabefunktion für Notebooks oder Kundendokumentation
• automatische PDF-Generierung
• beliebige Filterung von Dokumenten über Eigenschaften
• integrierte Volltextrecherche
• Verwaltung für QM Dokumente, Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Formulare, etc. mit kontextbezogener Abrufbarkeit
• Nummernkreisgenerator z.B für QM Dokumente
• Revisionsverwaltung mit Freigabe und Archivierung
• Benachrichtigungsfunktionen bei Änderung
• Check–IN/Check–OUT Verwaltung für Teamarbeit mit externen Anwendern
• E-Mailein- und –ausgangsarchivierung als EML oder MSG Datei
• automatische Erkennung von doppelten Dateien bei E-Maileingang an mehrere interne Beteiligte und Erzeugung von Foren

Ihre Vorteile:

• alle Dokumente und Dateien können elektronisch verwaltet werden
• die Anwender benötigen den Explorer nicht mehr
• die physikalische Dateiablage rückt in den Hintergrund, da die Anwender die Dokumente über die InfoCenter Oberfläche öffnen können und die Ablage nach Administrationskriterien organisiert werden kann
• Fehler bei der Ablage können nicht mehr entstehen
• direkte Verbindung zwischen Dokumenten, Vorgängen, Projekten und E-Mails
• Zugriff auf E-Mails und Dokumente von Kollegen über den Vorgang, ohne umständliche Vertretungsregelung bei den E-Mailpostfächern, und dadurch immer Zugriff auf die letzte gültige Version
• Unterstützung bei der Teamarbeit und der gemeinsamen Erstellung von Dokumenten

Ihre Anforderung:
Die einfache, sichere und schnelle Erstellung von Dokumenten, speziell für MS Office, spart Zeit und vermeidet Anwenderfehler, die sich im Geschäftsleben negativ auswirken können. Wenig oder ungeübte Anwender sollen trotzdem in der Lage sein, perfekt gestaltete Geschäftsbriefe zu erstellen. Die Dokumente sollen für den jeweiligen Geschäftsvorfall vorbereitet sein und wenn möglich mehrsprachig verwaltet werden. Das lästige Eintippen von Anschriften, Briefanreden, Angebotspositionen oder anderen bereits bekannten und erfassten Daten soll in jedem Fall vermieden werden.

Unser Konzept:
Über eine Schnittstelle zu MS Office Dokumenten ist Sta*Ware in der Lage Datenfelder aus der Datenbank in Office Dokumente "einzufügen". Beim Öffnen eines solchen Dokumentes über das Sta*Ware InfoCenter startet ein Aktualisierungsmechanismus, der an markierten Stellen im Dokument die dazugehörenden Werte aus dem aktuellen Vorgangs- und Projektkontext füllt. Die Erstellung von Musterdokumenten ist einfach, da die zu füllenden Positionen in dem Dokument über Textmarken definiert werden. Der Name der Textmarke gibt an, welche Daten später dort einzutragen sind. Bereits gefüllte und evtl. vom Anwender veränderte Dokumente können jederzeit neu befüllt werden; die Änderungen der Anwender bleiben trotzdem erhalten. Der Sta*Ware COM Server dockt sich nur für den Zeitpunkt des Öffnens an das Dokument an, somit ist eine Standardinstallation von MS Office völlig ausreichend.

Die Features:

• Sta*Ware COM Server, der MS Office Dokumente öffnet und definierte Textmarken mit Werten aus der Datenbank füllt
• die Dokumente können vom Anwender verändert und gespeichert werden
• bestehende Dokumente können jederzeit erneut aktualisiert werden
• ca. 600 Standardtextmarken sind enthalten
• weitere Textmarken können vom Administrator bei Bedarf konfiguriert werden
• für Angebotspositionen, Beteiligtenlisten oder andere Daten mit einer 1:n Relation steht ein tabellarischer Textmarkenmechanismus zur Verfügung, für den im Musterdokument eine Zeile der Tabelle definiert werden muss, die Vervielfältigung erfolgt automatisch
• ALLE in der Datenbank vorhandenen Daten und Felder können ausgegeben werden
• für die Übertragung von optimierten Anschriften, Briefanreden, Kopf- und Fußzeilen und Unterschriftsregelungen stehen Länder-, Sprach- und Anwenderabhängige Templates zur Verfügung
• unterstützt ab MS Office 2000

Ihre Vorteile:

• einfache und schnelle Erstellung von MS Office Dokumenten
• sofortige und vollständige Umsetzung einer Corporate Identity
• grundsätzlich kann die Zahl der Musterdokumente wesentlich reduziert werden
• einfache und schnelle Änderungen bei Anpassung von Geschäftspapier, Namensänderungen, GF- Wechsel, etc., da über die Datenbank konfigurierbar
• optimierte Anschriften und Kopf- und Fußzeilen in Abhängigkeit von dem Land des Empfängers einstellbar – ohne ein eigenes Muster zu definieren!
• viele Ausdrucke, für die man einen "Report in Auftrag geben" müsste, lassen sich als MS Office Dokument in Eigenregie erstellen
• Angebote, Aufträge, Rechnungen etc. bleiben als Dokument dauerhaft erhalten, auch inkl. der jeweils vorgenommenen Individualisierung

Ihre Anforderung:
Von einem System für die Projektsteuerung wird neben der Möglichkeit der Projektkalkulation und Projektplanung in erster Linie eine einfache und unkomplizierte Abwicklung von Projekten erwartet. Immer mehr rücken auch QM Aspekte in den Vordergrund. Die noch in vielen Firmen verbreitete Methode des Projekt–Jourfixe wird man zwar nicht ganz abschaffen, aber durch zusätzlichen Einsatz moderner Kommunikationsmethoden wird man viel Zeit einsparen können.

Unser Konzept:
Sta*Ware verbindet die einzelnen im InfoCenter entstehenden Vorgänge zu Projekten. Diese Projekte können dann zu Leitprojekten gehören, oder selbst Teilprojekte erhalten. Über den Projektbaum oder Suchfelder kann der Anwender schnell und gezielt zu bestimmten Projekten wechseln und sich zu allen Themen rund um dieses Projekt informieren: Arbeitsfortschritt, Projektteam, Checkliste, Fristen, Planung, E-Mails, Controlling-Kennzahlen, Kalkulation, Budgetverbrauch, Materialeinsatz, etc. Der Projektleiter (oder der Anwender) kann so, je nach Berechtigung, in dem Projekt rechtzeitig Abweichungen erkennen und sofort gegensteuern. Mit den Funktionen für Projektplanung und –controlling stehen zwei weitere Werkzeuge zur Verfügung.

Die Features:

• Multiprojekt System
• Projekthierarchie mit Teilprojekten in beliebiger Tiefe
• Abschnitte/ Phasen zur zeitlichen oder inhaltlichen Abgrenzung von Vorgängen innerhalb eines Projektes
• elektronische Projektakte für Dokumente und E-Mails
• Versionsverwaltung für Kundendokumente, wie Pläne, Berichte, Verträgen etc.
• Checklisten, Notizen und Dokumentationen je Projekt definierbar und abrufbar
• Definition von Projektteam mit internen und externen Personen
• Projektbeteiligte werden im Laufe des Projektes automatisch gesammelt
• einfache interne Aufgabenverteilung durch Projektleiter
• übersichtliche Projekt–Aufgabenlisten
• Forumsfunktionen für Verteilung von Jourfixe Aufgaben
• direkte Koppelung an ERP Verkauf und Einkauf, da Angebote, Aufträge und Rechnungen, etc. mit Projektbezug erstellt werden
• Musterprojekte bzw. abgeschlossene Projekte als Kopiervorlage
• ausgefeiltes Berechtigungskonzept auf Basis von Abteilungen, Standorten und Teamzugehörigkeit
• Dokumentenablage in Projektverzeichnissen ist auch standortübergreifend möglich

Ihre Vorteile:

• sehr schnelle und einfache Information über den aktuellen Projektstand
• direkte Integration in CRM, ERP und Dokumentenmanagement
• gezielte elektronische Steuerung der Projekte durch Projektleiter mit Frist und Wiedervorlage möglich

Ihre Anforderung:
Die Hauptfragen in diesem Zusammenhang lauten: „Bis wann müssen wir was erledigen?“ „In welcher Reihenfolge müssen wir vorgehen?“ und „Wer kann es machen?“. Nicht außer Acht zu lassen sind die kalkulierten und tatsächlich anfallenden Kosten, der erwartete Gewinn und der aktuelle Arbeitsfortschritt. Die Randbedingung ist für viele Firmen, dass sich diese Fragen nicht nur für ein Projekt, sondern für viele gleichzeitig laufende Projekte stellen. Häufig müssen geplante Projekte aufgrund externer Einflüsse – Terminverschiebungen, Änderungen im Projektablauf - schnell und umkompliziert umgeplant werden. Für die Besprechungen mit Kunden und Geschäftspartnern sind die grafischen Projektpläne von enormer Bedeutung.

Unser Konzept:
Die Projektplanung ist in das Modul Projektsteuerung integriert. Der Anwender entscheidet, ob und in welcher Detaillierung er ein Projekt planen möchte. Für die Planung stehen ihm vordefinierte Templates, die er einfach auf ein Projekt anwenden kann und Musterprojekte oder bereits abgeschlossene Projekte, die er kopieren kann, zur Verfügung. Für das Projekt können dann manuell noch weitere Schritte, Checkpunke oder Abhängigkeiten eingefügt werden. Der Planungsmechanismus verteilt die Schritte auf der Zeitachse unter Berücksichtigung der erforderlichen Ressourcen und Abhängigkeiten und stellt den kritischen Pfad grafisch dar. Die automatisch geplanten Schritte können, sofern es die Abhängigkeiten zulassen, manuell verschoben werden. Die Schritte sind als Projektaufgabenliste bzw. als individuelle ToDo-Listen, die sich aus vielen Projekten zusammensetzen, abrufbar. Änderungen der Planung werden über automatische Kenntnisnahmen verteilt. Erledigte Aufgaben und abgehakte Checkpunkte gehen direkt in die Projektplanung ein. Von den Ressourcen auf den Schritten erfasste Zeiten werden dem kalkulierten Einsatz gegenübergestellt. Vorbereitete Ausdrucke ermöglichen es jeden einzelnen Planungszustand für Kundengespräche festzuhalten.

Die Features:

• Projektplanung auf Basis von vorkonfigurierten Templates
• die Reihenfolge der einzelnen Schritte kann über Abhängigkeiten (start–after–start, start–after–end, start–before–end, etc.) und mit einem festen Delay festgelegt werden
• die Ausdehnung eines Schrittes (=Step) kann fest vorgegeben werden, oder sich über die Abhängigkeit von Vorgänger und Nachfolgeschritten ergeben
• je Schritt kann der Ressourceneinsatz festgelegt werden. (Stunden oder Tage)
• über die Planungsmechanismen (von vorne, mittig und alles nach hinten) wird jeweils der kritische Pfad ermittelt
• Checkpunkte definieren Entscheidungen oder externe Einflüsse, auf deren Eintreffen gewartet werden muss
• GANTT Diagramm für Anzeige der Projekte
• Auslastungsanzeige für die Ressourcen
• geplante Schritte werden automatisch in die Aufgabenliste der Anwender im InfoCenter verteilt
• erledigte Schritte werden automatisch in der Planung markiert und bei einer Neuplanung nicht mehr berücksichtigt
• teilfertige Schritte werden nur mit den verbleibenden kalkulierten Stunden/Tagen geplant;(nur bei Einsatz der Zeiterfassung möglich)
• Schritte und Checkpunkte können eingefroren und durch eine anschließende Planung nicht mehr verändert werden

Ihre Vorteile:

• die Projektplanung ist ein automatisch rückgekoppeltes System, da sie direkt in die Module InfoCenter, ERP und Zeiterfassung integriert ist
• Projektpläne für Kunden und Geschäftspartner sind keine aufwendigen graphischen Kunstwerke, sondern lediglich der Ausdruck des aktuellen Projektstandes
• Checklisten, welche häufig aus QM Erfordernissen sowieso geführt werden, sind direkt in die Planung integriert und beeinflussen ohne weiteres Zutun den aktuellen Projektplan
• Neuplanen oder Umplanen von Projekten inkl. der Neuverteilung von Aufgaben aufgrund von Änderungen ist sehr einfach und schnell

Ihre Anforderung:
Jederzeit aktuelle Zahlen für alle Projektleiter. Neben den einfach zu ermittelnden Zahlen aus der Projektkalkulation oder einer Zeiterfassung sollten aber auch alle projektbezogenen Zahlen aus dem ERP System, sei es aus Verkauf oder Einkauf, alle Zahlen aus Artikeleinsatz und Materialverbrauch, sowie Zahlen aus der FIBU wie eingehende Zahlungen auf Projektrechnungen oder gestellte Mahnungen in dem Projektcontrolling dargestellt werden.

Unser Konzept:
Auf Basis der Projektstruktur, die in der Projektsteuerung und im InfoCenter definiert wird, kann der Projektleiter eine Kalkulation durchführen. Die Tiefe der Kalkulation ist nicht vorgegeben und lautet im einfachsten Fall x Tage a y,- €. In einem neuen Projekt kann auf Muster oder Kalkulationen bestehender Projekte zurückgegriffen werden. Die Kalkulation kann im Laufe des Projektes angepasst werden; der jeweilige Zustand lässt sich aber dokumentieren. Die Budgetverwaltung erlaubt es jetzt auf Basis dieser Kalkulation und einem evtl. schon erhaltenen Auftrag, Budgets für die Abwicklung dieses Projektes in den einzelnen Kostenarten zu definieren. Falls kein Auftrag vorliegt (= internes Projekt) wird das Budget von anderen (Leit-) Projekten übernommen. Über definierte Kennzahlen kann man jederzeit den aktuellen Projekterfolg und die Budgeteinhaltung ablesen. Die Projektauswertung erlaubt auf sehr einfache Weise, den gesamten Projektbestand zu filtern und über Verdichtungen und Summierungen auszuwerten.

Die Features:

• Projektkalkulation auf Basis von
  • Ressourcen
  • Lieferanten
  • Artikeln/Materialeinsatz
  • Reisekosten
• Budgetverwaltung auf Basis dieser Kostenarten für Budgets, die dem Projekt aus externen Aufträgen oder anderen Projekten zugeordnet werden
• automatische Summierung von ERP Zahlen (Angebot-, Auftrags-, Rechnungs-, Zahlungssummen, Mahnung), Zeiten und Kosten aus der Zeiterfassung und weitere für Provisionen, Artikelkosten je Projekt
• Definition von Kennzahlen zur Ermittlung von z.B. Projektgewinn, Restbudget, offene Posten, Gegenüberstellung von SOLL und IST, etc.
• Möglichkeiten für Darstellung der Zahlen (Summierungen und Kennzahlen) auf einer Zeitachse für zeitliche Verteilung
• jederzeit aktuelle Zahlen – keine Berechnungsläufe erforderlich
• Benachrichtigungs- und Prüfungssystem für Projektleiter, um Änderungen auf einen Blick zu erkennen
• Filterung und Auswertung beliebig zusammengestellter Projekte in der Projektauswertung mit entsprechender Summenzeile
• Verdichtung der gefilterten Projekte nach Abteilung, Kunde, Kostenart, Zeitraum, Eigentümer, Niederlassung, etc.
• direkter Export der Projektzahlen nach Excel möglich
• integrierte Pivotfunktion mit speicherbaren Einstellungen

Ihre Vorteile:

• sehr schneller und einfacher Überblick über die jeweils aktuellen Zahlen
• Zugriff auf Projektdetails jederzeit für die berechtigten Personen möglich
• Zahlen können auch aus der FIBU über die generische 2-Wege Schnittstelle in Sta*Ware importiert werden (z.B. Mahnungen und Zahlungen)
• über die integrierten Filter kann neben dem Projekterfolg in einem einzelnen Projekt per Klick der Gewinn je Kunde, je Abteilung, Standort, etc. abgelesen werden

Ihre Anforderung:
Die schnelle und individuelle Erstellung von Angeboten und Aufträgen auf Basis von Freitextpositionen, Produktkatalogen, Verkaufsartikeln oder Preislisten steht im Vordergrund. Komplexe Angebote sollen klar strukturiert, gegliedert und kalkuliert werden können. Aufträge sollen natürlich sofort in der Produktion, bzw. der Projektplanung auflaufen. Forecast, Vertriebssteuerung, Faktura, flexible und einfache Auswertungen sind ebenso gefragt. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Anbindung an vorhandene Finanzbuchhaltungen.

Unser Konzept:
Die Belegtypen werden innerhalb von Sta*Ware auch als normale Vorgangstypen behandelt. Neben den Belegeigenschaften haben diese Vorgänge also den Charakter eines normalen Vorgangs und es stehen alle Vorgangseigenschaften wie Workflow-Definitionen, Security, Checklisten, automatische Kenntnisnahmen, etc. zur Verfügung. Belege können genauso Dokumente und E-Mails enthalten und sind wie alle Vorgänge über die Filter- und Suchfunktionen recherchierbar. Belege und Belegpositionen können direkt zu Projekten zugeordnet werden. Der integrierte Produktkatalog, Musterbelege und eine Funktion zur Fortführung von Belegen erlaubt es sehr schnell, neue Belege zu erstellen. Mit Hilfe der integrierten Gliederungsfunktion können selbst umfangreiche Angebote und Aufträge mit mehreren Duzend Positionen übersichtlich gestaltet werden. Die Kalkulation, die Provisionsberechnung und die Preislistenfunktion geben dem Anwender schon frühzeitig die richtigen Hinweise über die Wirtschaftlichkeit. Die generische 2-Wege FIBU Schnittstelle gibt die Belege mit einer gewünschten Vorkontierung in die FIBU. Andere Geschäftsvorfälle wie Zahlungen können aus der FIBU aber auch zurücktransportiert werden.

Die Features:

• vordefinierte Standard - Vorgangstypen für Verkaufsbelege wie Angebot, Auftrag, Rechnung (Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung), Gutschrift, Lieferschein, Mahnung und Zahlung
• zusätzlich fertige Sondertypen für Finanzierung, Wartungsrechnung und Provisionsabrechnung
• Belegpositionen basieren auf Produktkatalog, Warengruppen oder Freitext
• Preislisten mit Prioritäten, Gültigkeiten, Staffelpreisen und Fremdwährungen
• Preislisten je Projekt, Kunde, Kundengruppe oder allgemein definierbar
• sehr allgemeine Produktdefinition; basierend auf Tätigkeiten / Ressourcen, Fremdleistungen, Lager- und Handelsartikeln oder einfachem Text
• Belegwährung/Hauswährung mit Stichtagsumrechnung
• Belegdruck auch über MS Office (durch Sta*Ware COM Server) sehr einfach möglich
• mandantenfähig
• vordefinierte Auswertungen nach Belegtypen, Kunden, Kundengruppen, Projekten, Zeitraum, etc.
• eigene Auswertungen nach beliebigen Kriterien erstellbar
• Pivot-Funktion auf Basis der gefilterten Daten
• Aus-/Übergabe der selektierten Daten in/an Excel per Klick
• Nummernkreise für Generierung von Seriennummern
• Verwaltung der verkauften Positionen in der "Kundenausstattung" (z.B. für Softwarelizenzen, Fertighäuser, etc.)
• FIBU Konten für Debitoren, Kundengruppen, Produkte, Projekte, Mehrwertsteuerschlüssel, etc. definierbar

Ihre Vorteile:

• weitere neue Belegtypen jederzeit definierbar und erweiterbar
• komplett in CRM, DMS und Projektmanagement integriert
• direkte Verbindung zu den Modulen Einkauf und Warenwirtschaft
• integrierte generische mandantenfähige 2-Wege Schnittstelle zur FIBU
• integrierte Verwaltung von Seriennummern, Garantiezeiten und Reklamationsbearbeitung

Ihre Anforderung:
Gerade sehr projektorientierte Firmen plagen sich häufig mit dem Einkauf, da er nur schwer zu kanalisieren ist. Für ein elektronisches Freigabeverfahren fehlt häufig ein System. Die Eingangsrechnungen werden also auf Papier verteilt, wobei mangels Bestellung die Ermittlung des zuständigen Bearbeiters häufig schon schwierig ist, und müssen nach der Freigabe in der Buchhaltung wegen Skontierung und Verbuchung ein zweites Mal sortiert werden. Projektcontrolling oder Nachkalkulationen sind dabei noch gar nicht berücksichtigt.

Unser Konzept:
Sta*Ware integriert auch das Modul Einkauf direkt in das InfoCenter. Belegtypen sind Vorgänge und es stehen alle Vorgangstypeigenschaften zur Verfügung. Die Erstellung von Bestellungen – auch über mehrere Projekte hinweg – wird in der Bestellerfassung sehr einfach und transparent gemacht. Der Artikeleinsatz kann im Lager reserviert oder in der Produktion abgerufen werden. Kommissionslager können je Projekt verwaltet werden. Für die Freigabe von Eingangsrechnungen oder die Verbuchung von Lieferscheinen steht ein bereits definierter Workflow zur Verfügung. Die Belege können über die generische 2-Wege Schnittstelle automatisch und vorkontiert in die FIBU transportiert werden.

Die Features:

• vordefinierte Standard - Vorgangstypen für Verkaufsbelege wie Anfrage, Bestellung, Eingangsrechnung (Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung), Gutschrift, Lieferschein
• einsatzbereiter Workflow für Freigabe der Eingangsrechnungen
• zusätzlich komplette Sondertypen für Kassenbelege, Provisionsabrechnung und Reisekosten
• Bestellerfassung zur Ermittlung der Bestellzeitpunkte, optimaler Bestellmengen, Vorzugslieferanten über viele Projekte hinweg
• direkte Integration der Warenwirtschaft mit Reservierungen, Lager, Kommissionslager und Produktion
• Belegwährung/Hauswährung mit Stichtagsumrechnung
• Skonto-, Rabatt- und Provisionsausweis
• Belegdruck auch über MS Office (durch Sta*Ware COM Server) sehr einfach möglich
• mandantenfähig
• vordefinierte Auswertungen nach Belegtypen, Lieferanten, Lieferantengruppen, Warengruppen, Projekten, Zeitraum, etc.
• eigene Auswertungen nach beliebigen Kriterien erstellbar
• Pivot-Funktion auf Basis der gefilterten Daten
• Ausgabe der selektierten Daten nach Excel per Mausklick
• Verwaltung von Artikel – Seriennummern mit Zuordnung zu Produktion und Verkaufsbelegen
• FIBU Konten für Kreditoren, Lieferantengruppen, Artikel, Warengruppen, Projekte, Mehrwertsteuerschlüssel, etc. definierbar
• Ermittlung der offenen Bestell-, Liefer- und Rechnungspositionen möglich
• Lieferschein und Rechnungserfassung mit automatischem Abgleich zur Bestellung

Ihre Vorteile:

• weitere neue Belegtypen jederzeit definierbar und erweiterbar
• komplett in CRM, DMS und Projektmanagement integriert
• direkte Verbindung zu den Modulen Verkauf und Warenwirtschaft
• integrierte generische mandantenfähige 2-Wege Schnittstelle zur FIBU
• integrierte Verwaltung von Seriennummern, Garantiezeiten und Reklamationsbearbeitung

Ihre Anforderung:
Da das Sta*Ware Programm eher eine Software für die projektorientierten Geschäftsmodelle ist, also keine klassische Warenwirtschaft darstellt, sind auch nur Anforderungen aus diesem Bereich berücksichtigt. Häufig wird in Kleinstserien oder Auftragsfertigung die interne Tätigkeit und Leistung in Verbindung mit produzierten Teilen und zusätzlicher Handelsware als fertiges Erzeugnis angeboten. Trotzdem muss die Materialwirtschaft auch für diese Firmen integriert sein, da man wegen Schnittstellenproblematiken und Redundanzen nicht auf ein zweites System ausweichen möchte.

Unser Konzept:
Durch die Integration der wichtigsten Funktionen einer Warenwirtschaft und Materialverwaltung ermöglicht Sta*Ware eine wesentlich effizientere Gestaltung der Geschäftsprozesse, bei denen Artikel oder Waren zum Einsatz kommen. Die Warenwirtschaft ist in Sta*Ware kein monolithisches System, sondern fügt sich nahtlos in die Organisation der Vorgangstypen ein. Mit der Seriennummern-, der Garantiezeitenverwaltung und der Darstellung der ge- und / oder verkauften Artikel und Produkte in der Kundenausstattung kommt jeder Anwender in den Genuss eines schnellen und einfachen Überblicks in jedem Projekt. Die Artikel können in den Einkaufs- oder Verkaufsbelegen aufgerufen werden, im Lager reserviert oder in der Produktion „bestellt“ werden. Die Artikelvarianten können auch auf Basis von vordefinierten Attributen (z.B. Farbe, Grösse, Länge, Breite, Höhe, etc.) und mit entsprechenden Werten automatisch generiert werden. Auslaufende Artikel können gekennzeichnet werden und Nachfolger definiert werden. Stücklisten können definiert und dann als Bauteile in den Artikelstamm aufgenommen werden.

Die Features:

• Artikelstamm mit Artikel und Varianten
• Definition für Lager und Kommisionsartikel
• Warengruppen, Schlagworte, hierarchische Artikelgruppen und Volltext
• Verwaltung der EK Preise je Artikel, Variante und Lieferanten möglich
• Zuschläge für Ermittlung der internen Kosten
• Import von Preislisten über EDI Fact, Datanorm oder Excel
• Vorzugslieferanten, Hauptlager, Mindestbestellmengen, Meldebestand, etc.
• Lagerbewertung nach LIFO, FIFO und gleitender Durchschnitt
• Reservierungen und Bildung von Kommissionslagern möglich
• Verwaltung jeglicher Hersteller-, Großhandels-, Lieferanten- oder EAN Nummern

Ihre Vorteile:

• Kompakte Warenwirtschaft für projektorientierte Firmen
• komplett in CRM, DMS und Projektmanagement integriert
• direkte Verbindung zu den Modulen Einkauf und Warenwirtschaft

Ihre Anforderung:
Neben der schnellen und einfachen Arbeitszeiterfassung für Büroarbeitsplätze lautet die wichtigste Forderung: „Buchung auf die korrekten Projekte“. Wenn man den Grad der Automatisierung in der Produktion betrachtet und die aktuelle Situation in den meisten Büros gegenüberstellt, bleibt festzuhalten, dass hier noch ein wesentliches Verbesserungspotential ruht. Die Zeiterfassung soll natürlich die Leistung nicht direkt bewerten, sondern nur die Aufzeichnung unterstützen und die Projektkalkulationen transparent machen. Häufig sind auch Integrationen in Lohnabrechnungsprogramme oder die Übergabe von Daten an FIBU oder KORE gefordert.

Unser Konzept:
Da keine Zeitbuchung ohne Vorgangs- oder Projektbezug möglich ist, wird die Ermittlung der IST – Zeiten je Mitarbeiter gleichzeitig für die Saldierung der IST – Zeit in den Projekten benutzt. Berechnungsläufe oder extra Verdichtungen der IST Zahlen sind nicht erforderlich. Durch den Start der Zeiterfassungsmaske aus dem aktuellen Geschäftsprozess (= dem InfoCenter Kontext) sind auch die wichtigsten Einstellungen bereits getroffen, ohne dass der Anwender eingreifen muss. Je nach Konfiguration ist nur noch die Tätigkeit anzupassen und die Zahl der Stunden, bzw. der Uhrzeit von / bis einzutragen. In dem Zeitraum zwischen letzter Buchungssperre und aktuellem Tag können die Anwender jederzeit die Buchungen ändern und löschen. Nach Anpassung der Buchungssperre können die Zeiten nur noch von Personen mit besonderen Rechten verändert werden. Das stellt zum einen die Verlässlichkeit der Zahlen in der Projektsteuerung sicher, minimiert aber zum anderen den Verwaltungsaufwand bei der Anpassung von Buchungen. Die Anwender haben je nach Berechtigungen nur eine begrenzte Auswahl von Projekten zum Buchen zur Verfügung. Die Projektleiter der bebuchten Projekte erhalten automatisch Prüfhinweise, um z.B. am Monatsende die geänderten Zahlen schneller zu erkennen.

Die Features:

• tagesgenaue Erfassung auf Vorgänge und Projekte
• Erfassung von Tätigkeit, Stundenzahl, Bemerkung
• Buchungssperre zur Sicherung vergangener Zeiträume
• Projekte zu individuellen Bebuchung über Projektleitung, Projektteam, Abteilung, Standorte oder Gruppenrechten einstellbar
• extra Berechtigungen für die Buchung auf erledigte Projekte
• keine Berechnungsläufe zur Zahlenverdichtung erforderlich
• je Ressource 3 Kostensätze für die Ermittlung von Vollkosten, Teilkosten, etc.
• automatische Ermittlung von Verkaufsstundensätzen auf Basis von Preislisten für Tätigkeiten, Ressourcen oder beides
• spezielle Preislisten für Projekt, Kunden oder Kundengruppen möglich
• Monatsplan mit Soll- und Ist-Stunden
• Berücksichtigung der Urlaubs- und Betriebskalendereinträge
• automatische Hinweise für die Projektleiter bei Buchung der Zeiten
• Zeiterfassung auch für externe Ressourcen und Außendienstmitarbeiter über WEB Portal möglich

Ihre Vorteile:

• sofort aktuelle Daten im Projektcontrolling
• aktueller Status für jeden Anwender abrufbar
• Aufbereitung der Daten für Soll, IST, Reisezeiten, Pausen, Anwesenheiten und beliebige Lohnkonten für Übergabe an Systeme zu Erstellung der Lohnabrechnung
• direkt in die CRM- und ERP Module integrierte Zeiterfassung
• keine Redundanzen oder losgelöste Systeme
• Vermeidung von Fehlbuchungen durch Regeln für die Buchungsberechtigung auf bestimmte Projekte und das Kenntnisnahmesystem für die Projektleiter
• Kartenleser für Kommt/Geht können angeschlossen werden

Ihre Anforderung:
Neben der schnellen und einfachen Arbeitszeiterfassung für Büroarbeitsplätze ist die Ermittlung der eigentlichen Anwesenheit ein Thema, das häufig nicht zur Zufriedenheit geregelt ist. Man trifft immer wieder auf Stempeluhren, über die Kommen und Gehen geregelt wird und auf ein zweites davon unabhängiges System zur Ermittlung der Projekt–Arbeitszeiten.

Unser Konzept:
Sta*Ware vereint diese beiden Systeme zu einer für die Anwender sehr einfachen Arbeitszeiterfassung, von der die Anwesenheiten und die Aufbereitung der Monatsjournale mit den ganzen Lohnarten und Konten abgeleitet werden. In Verbindung mit der Option Dienstreise entsteht eine gute Kombination zur Abdeckung aller Anforderungen für das Projektcontrolling, der internen Organisation als auch für die Aufbereitung und Übergabe der Zahlen an eine Lohnabrechnung. Aufgrund der direkten Integration mit dem Terminkalender sind auch Fehlzeiten wie z.B. Krank, Urlaub, etc. nicht gesondert über die Zeiterfassung zu buchen.

Die Features:

• konfigurierbare Lohnarten und Formeln zur Ermittlung
• Konten für Gleitzeit, Überstundenausgleich, Urlaub, etc.
• Aufbereitung und Übergabe an Lohnabrechnungssoftware
• Geräte für Erfassung von Kommt und Gehen anschließbar
• integrierter Betriebskalender mit allgemeinen und regionalen Ausnahmetagen
• Terminkalendereinträge für Urlaub, krank, etc. werden berücksichtigt
• Zeitmodelle mit Tages – und Wochendefinitionen für Sollstundenermittlung
• Lohnjournal mit Tages-, Wochen-, Monats-, Quartals-, Halbjahres- und Jahressaldierungen und Formeln

Ihre Vorteile:

• Abdeckung beliebiger Teilzeitmodelle und Tarifvertrags- und Überstundenregelungen
• Direkt in die Zeiterfassung integriert; Anwesenheit wird direkt aus der gebuchten Arbeitszeit ermittelt
• Stempeluhren für Kommt/Geht sind möglich, aber nicht mehr notwendig
• jederzeit aktuelle Information für die Anwender, da keine Saldierungsläufe oder Monatsabschlüsse erforderlich sind

Ihre Anforderung:
Dienstreise und Reisekostenabrechnung ist ein Thema, welches auch häufig aufgrund fehlender Möglichkeiten oder niedriger Priorität ohne EDV oder über Excellisten, etc. gehandhabt wird. Allerdings entsteht in mittelständischen Firmen auch hier – auch wegen der komplizierten gesetzlichen und steuerlichen Regelungen - ein nicht zu verachtender Verwaltungsaufwand, der in einem zentralen Softwaresystem besser aufgehoben wäre. Darüber hinaus sollten die Termine, die Genehmigungen und die Dokumentation der einzelnen Reisen transparent und möglichst ohne Zusatzaufwand für die Kollegen zur Verfügung stehen.

Unser Konzept:
Die Dienstreise inkl. Genehmigung und Dokumentation ist sowohl als eigener Geschäftsprozess als auch als eigene Abrechnungsspalte in dem Monatsjournal integriert. Es wird in Arbeitszeit und Reisezeit unterschieden; die Ermittlung erfolgt nach definierbaren Regeln, z.B. („Reisezeit am Wochenende ist immer Arbeitszeit“; „Reisezeit am Arbeitstag ist nur zu dem Teil Arbeitszeit, den die eigentliche Arbeitszeit das Tagessoll nicht übersteigt“). Die Reisezeit wird anders als die Arbeitszeit nicht mit dem Kostensatz der Ressourcen bewertet und somit auch nicht den Projekten belastet. Die Reisezeit wird aber trotzdem im Monatsjournal ausgewertet und für die Lohnabrechnung aufbereitet. Die eigentliche Reisekostenabrechnung inkl. Aufwandspauschalen mit Ermittlung der Länder- und Dauerabhängigen Pauschalsätze kann auch über Sta*Ware erfolgen. Belege können über die FIBU Schnittstelle automatisch verbucht werden. Falls Unterschriften nach wie vor erforderlich sind, stehen vorbereitete Reports zur Verfügung.

Die Features:

• Dienstreise als Geschäftsprozess inkl. Genehmigung und Abrechnung direkt in das InfoCenter integriert
• einfache und schnelle Erfassung der Zeiten und Kosten direkt in der Zeiterfassung
• eigene Spalte für Reisezeiten im Monatsjournal
• Regeln für die Ermittlung der eigentlichen Reisezeiten und der während der Reise anfallenden Arbeitszeiten
• Belastung der Projekte nur mit der tatsächlichen Arbeitszeit
• Kennzeichnung für fakturierbare Reisezeiten
• konfigurierbare Formulare für Reisekostenabrechnung inkl. Pauschalsätze

Ihre Vorteile:

• keine eigene/zusätzliche Software notwendig
• keine Redundanzen und keine weiteren Schnittstellen
• Übergabe der Buchungen an Lohnabrechnungsprogramme oder FIBU möglich

Ihre Anforderung:
Reklamationen, Überblick über Garantiedaten, Suchen nach Seriennummern, Prüfung von Übergabeprotokollen oder Recherche nach Vorlieferanten sind Vorgänge die Firmen sehr viel Zeit und Geld, aber auch Kundenansehen kosten können. Von der Erfassung der Daten bis zum Abschluss des Serviceauftrags sind optimale Durchlaufzeiten und Zugriffe auf alle alten Daten gefordert. Die Erledigung eines Serviceauftrags muss natürlich selber auch dokumentiert werden, um Häufungen herauszufinden, Modifikationen in der Produktion durchführen zu können, Rückruf- oder Austauschaktionen vorzubereiten oder Regressforderungen gegen über Dritten durchsetzen zu können.

Unser Konzept:
Über einen speziellen Vorgangstyp werden die Kundendienstvorfälle und Reklamationen zunächst erfasst. Hierbei sind die Kundenbeschreibungen, die Zuordnung zu früheren Aufträgen, die defekten Teile oder nicht korrekten Leistungen einzutragen. Kundenadressen oder Ansprechpartner lassen sich über den zentralen Adressenstamm oder die integrierte CTI schnell ermitteln. Eine Gewichtung und Typisierung der Vorfälle kann getroffen und die internen Bearbeiter zugeordnet werden. Über die Terminkalenderfunktion können auch gleich Vor - Ort Termine vereinbart werden. Die Benachrichtigung der Kunden kann sehr einfach über vorbereitete Musterdokumente oder Mailentwürfe gesteuert werden, in welche über die Textmarkenfunktion die jeweils aktuellen Daten eingetragen werden.

Die Features:

• Workflow Funktionen zur Verarbeitung der einzelnen Vorgänge, inkl. Kenntnisnahmen, Checklisten, etc.
• automatische Verteilung der Vorgänge an die betroffenen Person oder Sublieferanten auch über WEB Access oder PDA Synchronisation möglich
• Kontrollfunktionen für Frist und Erledigt - Datum, um Durchlaufzeiten und offene Vorgänge auszuwerten
• Erfassung der Gründe für den jeweiligen Vorfall; Gründe sind als Liste definierbar und somit einfach auszuwerten; Gründe können je Kategorie vorgegeben werden
• Auswertungen zur Verteilung der einzelnen Vorfälle auf bestimmte eingesetzte Artikel, Lieferanten, Produkte, Tätigkeiten, Projekte oder Zeiträume

Ihre Vorteile:

• direkte Integration in die CRM, ERP und Projektmanagementmodule
• Reklamation und Kundendienst sind keine isolierten Prozesse, sondern direkt in das System integriert
• einfacher elektronischer Zugriff auf alle alten Unterlagen, Dokumente, E-Mails, Stücklisten, Lieferanten, Seriennummern, Rechnungen, etc.

Ihre Anforderung:
Schnelles und einfaches Handling bei Anrufen, automatische Rufnummernerkennung, kompetente Auskunft, wenn der Kollege nicht da ist, alle Daten zu dem Anrufer auf einen Blick sind die wesentlichen Anforderungen an eine CTI Lösung. Darüber hinaus gibt es Wünsche, die vertrieblichen Kontakte automatisch in einer Historie zu verzeichnen, Ruflisten mit Wiedervorlage zu führen und alle Personen in einer zentralen Kartei zu führen.

Unser Konzept:
Basierend auf dem Personen- und Adressenstamm des CRM Moduls stellt Sta*Ware eine moderne CTI Lösung zur Verfügung. Über Berechtigungen für Adressengruppen und Funktionen für persönliche und vertrauliche Adressen lassen sich alle Wünsche in Bezug auf Security abdecken. Jede Person kann beliebig viele Telefonnummern haben; die Eingabe der Telefonnummern kann in Land, Ort, Amt und Nebenstelle getrennt werden. Die Länder- (alle) und Ortsvorwahlen (für Europa) sind bereits als Stammdaten integriert. Die automatische Rufnummernerkennung funktioniert auch, wenn die Telefonanlage führende Nullen, Länder- oder Ortvorwahlen hinzufügt oder abschneidet. Mit dem erkannten Anrufer kann der Anwender sofort in eine Aufgaben-Liste mit offenen Vorgängen klicken und entweder kompetente Auskunft erteilen, bestehende Vorgänge ergänzen oder einen neuen Vorgang erfassen. Über die Kenntnisnahmeregeln werden die Sachbearbeiter der Vorgänge automatisch verständigt.

Die Features:

• direkte Integration in das CRM und ERP Modul
• automatische Telefonnummernerkennung von Anrufern
• Ruflisten mit Zeitstempel, Telefonnummer und erkannten Ansprechpartnern
• wählen, weiterleiten und abweisen mit einem Mausklick
• ab TAPI Standard V2.2
• integrierter ESTOS TAPI Server
• Treiber für fast alle Telefonanlagen erhältlich
• direkte Koppelung von Telefon und PC möglich, aber nicht erforderlich
• auch für analoge Telefone und Terminalserverinstallationen geeignet

Ihre Vorteile:

• schnelle und einfache Anzeige von offenen Vorgängen
• keine doppelte Erfassung von Personen und Telefonnummern
• keine Redundanzen oder Schnittstellen zum Abgleich von Personendaten
• auch einfache Telefonanlagen lassen sich integrieren
• einfachste Installation, da nur eine Verbindung zu der Telefonanlage erforderlich ist
• einfache Konfiguration, da lediglich die Nebenstelle mit dem Login in Sta*Ware verbunden wird
• Niederlassungen und Standorte können eigene Telefonanlagen haben

Ihre Anforderung:
Die automatische Verteilung von Terminen, E-Mails und Kontaktdaten auf mobile Endgeräte ist ein großes Thema. Bearbeitete E-Mails und Termine müssen in die Firmendatenbank zurück transportiert werden. Die Synchronisation soll nach Möglichkeit überall funktionieren und nicht auf den Cradle am PC beschränkt sein.

Unser Konzept:
Sta*Ware stellt einen Synchronisationsmechanismus für ausgewählte Objekte wie Kontakte, Adressen, Termine, Notizen, Aufgaben und E-Mails zur Verfügung. Die eigentliche Synchronisation erfolgt über einen auf der Datenbank angeschlossenen Synthesis PRO Server. Für die Synchronisation wird das Standard Protokoll SYNC ML benutzt. Die Endgeräte sind weitgehend unverändert in Ihrer Installation und die Darstellung der synchronisierten Objekte erfolgt auf den mobilen Geräten mit der bereits vorinstallierten Software. Der Administrator steuert über Konfigurationseinträge den Datenfluss zu und von den Endgeräten. So kann es beispielsweise unterbunden werden, bestehende Adressen und Kontakte in der zentralen Datenbank durch Einträge auf den PDAs zu verändern. Ebenso kann eine Dublettenprüfung vor der Übernahme von PDA Daten in die Firmendatenbank aktiviert werden.

Die Features:

• Synchronisation von Kontakten, Terminen, ToDos, Notizen und E-Mails
• Synchronisation über SYNC ML mit Synthesis PRO Server Version 3.0x
• spezielle Sync ML Clients für viele mobilen Endgeräte von Synthesis erhältlich
• Synchronisation per Anforderung des Clients über beliebige Protokolle möglich
• konfigurierbare Synchronisationswege und –berechtigungen je Gerät

Ihre Vorteile:

• schnelle und einfache Verteilung von Terminen, Notizen und E-Mails
• keine weitere Softwareinstallation (außer einem Sync ML Client) auf den Geräten erforderlich
• für die Darstellung der Termine, Kontakte, E-Mails wird die auf dem Gerät vorinstallierte Software benutzt
• schnelle und einfache Synchronisation über GSM, IP, GPRS, Bluetooth, etc. -wo immer eine Verbindung zu dem Server möglich ist
• einfache Installation und Inbetriebnahme neuer PDAs

Ihre Anforderung:
Onlinezugriff auf die Unternehmensdaten über das Internet ist der Wunsch vieler Anwender. Es geht hier nicht nur um die Mails oder Termine, sondern um alle Daten zu einem Projekt oder einem Kunden, Dokumente eingeschlossen. Eine sinnvolle und einfache Integration von Interessenten, Kunden, Lieferanten oder externen Ressourcen in die Geschäftprozesse soll ebenso möglich sein.

Unser Konzept:
Sta*Ware stellt mit dem Internet Portal eine Standardsoftware zur Verfügung, die den Zugriff auf die jeweilige Kundendatenbank über das Internet erlaubt. In diesem Portal sind die zentralen Funktionen des Sta*Ware InfoCenter wie Postsuche, Recherche, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement, etc. abgedeckt. Kunden von Sta*Ware können dieses Portal für sich adaptieren, in Eigenregie ausbauen und in Ihre WEB Seiten integrieren; grundsätzlich wird aber die Programmierung von teuren und nicht wartbaren Unikaten vermieden.

Die Features:

• zentral administrierbare Zugriffe auf die Daten über das Internet
• die Security Regeln aus dem Sta*Ware InfoCenter werden auch im Internet Portal beachtet
• neue Programmiertechniken/Features mit ASP.NET
• über CSS ist das Layout der Webseiten beeinflussbar
• Funktionen für InfoCenter, Personen- Adressenrecherche, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, Postsuche, Vorgangsbearbeitung
• nur IIS mit .NET Framework/Ajax für Installation erforderlich

Ihre Vorteile:

• Zugriff auf die Unternehmensdaten über das Internet ohne die Problematik einer Replikationslösung
• keine Eigenprogrammierung erforderlich, da über Standard abgedeckt; individuelle Erweiterungen sind aber trotzdem jederzeit möglich
• über das Rollenkonzept lassen sich externe Teilnehmer sehr schnell einrichten und deren Zugang freischalten
• wesentlich erhöhte Durchlaufzeiten für Geschäftsprozesse, da unnötige Schnittstellen oder zusätzliche Kommunikationsmittel wegfallen
• komplette, über die Unternehmensgrenzen und damit über die Restriktionen der E-Mail hinweg, Nachvollziehbarkeit einzelner Vorgänge
• einfache Installation, auch in kleinen Firmennetzen

Ihre Anforderung:
Von einem modernen Softwaresystem wird erwartet, dass der Anwender einfach und schnell Daten für eine Weiterverarbeitung exportieren kann. Sei es um Adressenlisten an ein Call-Center zu geben oder Controllingzahlen in Excel grafisch als Diagramm aufzubereiten. Genauso wichtig ist die Möglichkeit, bereits aufbereitete Daten über Importmasken in die Datenbank zu laden. Am Anfang stehen häufig Adressen, Kontakte und Projekte, aber es sind auch immer Abgleiche mit externen Datenspeichern, Initialbefüllungen von FIBU Daten oder eben die von einem Call-Center verarbeiteten Listen in den aktuellen Sta*Ware Datenbestand einzuspielen.

Unser Konzept:
Für den Datenexport hat Sta*Ware eine sehr einfach und intuitiv zu bedienende Exportmaske erstellt, die von jeder Ergebnistabelle aufgerufen werden kann. Es werden also immer die aktuell gefundenen und markierten Datensätze exportiert, seien es Personen, Adressen, Projektkennzahlen, Aufträge oder ähnliches. Die Einstellungen für exportierte Spalten, Reihenfolge und Sortierung können für zukünftige Exporte gespeichert werden. Auch der Datenimport aus Excel ist so gestaltet, dass er von einem geübten Anwender jederzeit ausgeführt werden kann. Die Exceltabelle wird vor dem eigentlichen Import eingehend analysiert und in die Datenbank übernommen. Jetzt kann der Anwender die entsprechenden Spalten im Sta*Ware InfoCenter zuweisen und einen Testimport starten. In der Exceltabelle enthaltene Fremdschlüssel können markiert werden, um bei einem wiederholten Import dieser Schlüssel ein UPDATE statt einem INSERT auszuführen und doppelte Datensätze zu vermeiden. Auch ohne diese Fremdschlüssel kann eine Dublettenprüfung vor dem Anlegen der Datensätze im Sta*Ware InfoCenter eingeschaltet werden. Über den gleichen Mechanismus können XML Dateien per Zeitsteuerung direkt in die Datenbank eingelesen werden. Die notwendigen Definitionen für Spaltenzuordnung, Fremdschlüsselmarkierung, etc. werden in XSLT Dateien in der Datenbank hinterlegt.

Die Features:

• Fremdschlüsselverwaltung für importierte Daten
• damit mehrfacher Import der erhaltenen Daten möglich mit Update – Funktion
• Dublettenprüfung bei Datenimport
• Datenimport jeglicher Exceltabellen
  • einfache Zuordnung der Excelspalten zu Sta*Ware InfoCenter Spalten
  • Generierung von Adressen, Personen, Projekten, Vorgängen, Dokumenten, Terminen, etc.
  • Speicherung der Einstellungen für wiederholte Importe
  • umfangreiche Feldanalyse und transparente Fehlerkontrolle
• einfache Generierung von dauerhaften Schnittstellen von und nach Sta*Ware InfoCenter
• Datenexport und –Importroutinen auch über eine Zeitsteuerung auf der Datenbank möglich
• neben XLS sind jegliche XML Formate definierbar; XSLT Dateien können in der Datenbank hinterlegt werden

Ihre Vorteile:

• direkter Export der selektierten Daten aus der Ergebnistabelle
• einfache und übersichtliche Verbindungen zu anderen notwendigen Systemen
• Reduzierung von Consulting Aufwendungen für Datenim- und –exporte
• Reduzierung von Consulting Aufwendungen für Reporterstellung
• zeitgesteuerte Schnittstellen, die per XSLT Datei jederzeit umkonfiguriert werden können