Unternehmen können ab sofort sämtliche Projekttermine und Meilensteine in einer komprimierten, Gantt-basierten Gesamtübersicht darstellen. Per Drill-down ist eine Navigation bis auf Aufgabenebene möglich. Darüber hinaus erlaubt eine integrierte Verschiebefunktion für Leistungsphasen die direkte Simulation von Auswirkungen auf Mitarbeiterauslastung und Einsatzplanung.

„Mit dieser neuen Ansicht lassen sich die Auswirkung von Projektverschiebungen einfach visualisieren und ‚Was-wäre-wenn‘-Szenarien in Echtzeit simulieren“, erklärt Christian Paucksch, Geschäftsführer der Sta*Ware EDV Beratung GmbH.
„Auch Angebote können in die Planung einbezogen werden. Überlastungen einzelner Mitarbeiter oder Ressourcenpools werden sofort sichtbar und lassen sich mithilfe der integrierten Funktionen schnell ausgleichen“

Die Erstellung von Angeboten erfolgt mithilfe des integrierten Honorarassistenten und Leistungskatalogs in wenigen Minuten. Das Fortführen in einen Auftrag ist mit nur wenigen Klicks möglich. Im Anschluss erzeugen Sie Ihre interne auf das Projekt abgestimmte Projektstruktur und ordnen alle anfallenden Dokumente, Mails und Notizen in diese Struktur ein.

Workflows und Aufgaben für die interne Bearbeitung können per Klick aktiviert werden. Jeder einzelne Bearbeitungsschritt wird dokumentiert und die Zeiterfassung erfolgt paralell. Funktionen zur Mängelbearbeitung und Protokollierung sind vollständig integriert.

Auf basis der Angebots- und Auftragspositionen mit den zugeordneten Ressourcen oder Ressourcenpools wird zunächst eine prozentuale Grobplanung aus dem Honorar berechnet und für den vorgesehenen Leistungszeitraum verteilt.

Mit dem Start einzelner Projektphasen wird die Feinplanung aktiviert. Diese basiert auf den konkret zu bearbeitenden Aufgaben. Durch die direkt angebundene Zeit- und Leistungserfassung wird der verbleibende Aufwand bis zum nächsten Milestone ermittelt.

Die eingebetteten Workflows sowie die Business Process Engine unterstützen die Projektbearbeiter, indem sie automatisch die jeweils nächsten Aufgaben und Prozessschritte bereitstellen.

Die Mitarbeiterauslastung berücksichtig das individuelle Zeitmodell, Urlaubsplanungen und jegliche Feiertage und sonstige betrieblichen Abwesenheiten.

Über Sta*Ware

Die Sta*Ware EDV Beratung GmbH mit Sitz in Starnberg entwickelt seit über 30 Jahren integrierte Unternehmenslösungen für den Mittelstand.
Die Software Sta*Ware BusinessNavigator E&P vereint CRM, ERP, Projektmanagement, Dokumentenmanagement (DMS), E-Collaboration, Controlling und Qualitätsmanagement in einem System.
Zu den Kunden zählen Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros, Fertighaushersteller, Immobilienverwaltungen, Steuerberater, Verwaltungsbehörden und Unternehmensberatungen.

Pressekontakt:
Sta*Ware EDV Beratung GmbH
Moosstraße 16, D-82319 Starnberg
Tel.: 08151 / 18795-20
E-Mail: info@staware.com
Web: www.staware.com

(Abdruck frei – Belegexemplar erbeten)

Neue Version SW3.04 ermöglicht direkten Chat mit verschiedenen KI-Systemen

Starnberg, 25. Oktober 2025.

Die Sta*Ware EDV Beratung GmbH bringt mit dem aktuellen Release SW3.04 ihrer Büro- und Projektmanagementsoftware **StaWare BusinessNavigator E&P** eine KI-Innovation auf den Markt:

Erstmals können Anwender direkt aus der Software heraus Anfragen an verschiedene KI-Systeme stellen – über einen integrierten Chatdialog, der nahtlos mit Projektdaten, Dokumenten und E-Mails aus dem BusinessNavigator zusammenarbeitet.

„Mit dem neuen KI-Adapter schaffen wir eine Brücke zwischen dem vorhandenen Unternehmenswissen und modernen KI-Technologien“, erklärt Christian Paucksch, Geschäftsführer der Sta*Ware EDV Beratung GmbH.

„Anwender können jetzt ohne Systemwechsel mit der KI interagieren, Inhalte analysieren lassen oder neue Texte und Auswertungen generieren – direkt im laufenden Projekt.“

Dokumente und E-Mails direkt an die KI übergeben

Für die erste Anfrage können Dokumente, E-Mails oder Notizen aus dem aktuellen Projekt ausgewählt und an das KI-System übergeben werden.

Im weiteren Verlauf des Chats lassen sich zusätzliche Inhalte hinzufügen.

Die von der KI erzeugten Antworten können unmittelbar als Notiz, Dokument oder E-Mail im Sta*Ware BusinessNavigator gespeichert und weiterverarbeitet werden.

Aktuell ist der Adapter verfügbar für:

• ChatGPT
• OpenAI
• Azure OpenAI
• Ollama
• Semantic Kernel

Die Liste der unterstützten KI-Systeme wird laufend erweitert.

KI-Unterstützung in DMS, ECM und E-Collaboration

Mit dem neuen Release werden die Module DMS, ECM und E-Collaboration um den KI-Adapter ergänzt.

So können auch komplexe Dokumente, Berichte oder Projektauswertungen mit wenigen Handgriffen erstellt werden.

Die integrierte Projektstruktur und Dokumentenablage sorgt dafür, dass Anwender schnell auf alle relevanten Informationen zugreifen können – für präzisere und effizientere KI-Abfragen.

KI-gestützte Mitarbeitereinsatzplanung reduziert Kosten

In einem weiteren Entwicklungsschritt erweitert Sta*Ware den BusinessNavigator um KI-basierte Funktionen für Projekt- und Mitarbeitereinsatzplanung.

Diese analysieren laufende Projekte und berücksichtigen Änderungen, Nachträge oder Verschiebungen, um jederzeit eine optimale Ressourcenverteilung zu gewährleisten.

Die neue Version 3.02 der Büro- und Projektmanagement-Software (BMSP) BusinessNavigator E&P von Sta*Ware aus Starnberg kann jetzt die Mitarbeitereinsatz automatisiert erstellen, die daraus resultierende Auslastung grafisch visualisieren und Projekte mit GANTT planen.

Die Unterteilung in Grob- und Feinplanung deckt die unterschiedlichen Aspekte der Planung ab

Ingenieurbüros und Planer stehen immer wieder vor der Frage, ob sie weitere Projekte annehmen können, ohne die Fristen und Abgabetermine laufender Projekte zu gefährden. Gleichzeitig ist eine möglichst gleichmäßige Auslastung der vorhandenen Mitarbeiter und Ressourcen über die nächsten Wochen und Monate erwünscht. Die aktuelle Auslastung soll darüber hinaus ohne extra Aufwand als eine Kennzahl per Klick je Mitarbeiter, Abteilung oder Büro jederzeit abrufbar sein.

Sta*Ware löst diese Fragestellung mit einer Methodik, bei der eine Grobplanung auf Basis der Daten aus den aktuellen Angeboten und Aufträgen und eine Feinplanung aus den aktuell verteilten Aufgaben übersichtlich in einem Wochen- und Monatsplan zusammengestellt wird.

Bei den Auftragspositionen ist der vorgesehene Leistungszeitraum und –umfang bekannt. Der Zeitbedarf der Ressourcen oder Pools wird über den jeweiligen Kostensatz aus der Honorarhöhe jeder Leistungsphase ermittelt.

Grobplanungen werden über einen Projektstruktur-Assistenten mit konfigurierten Workflows und Ablaufsteuerungen per Klick in eine Feinplanung umgewandelt.

Bei Verwendung des in Sta*Ware BusinessNavigator integrierten Honorarassistenten können für die Beschreibung des Leistungsumfangs die Aufgaben gemäß Siemon Tabellen oder AHO herangezogen werden. Ansonsten kann jederzeit eine eigene Konfiguration zu Festlegung der erforderlichen Aufgaben innerhalb der Feinplanung benutzt werden.

Die Auswirkungen von Verschiebungen innerhalb der Projekte oder ganzer Leistungsphasen sind sofort in der geänderten Planung sichtbar

Planer und Ingenieure sind in der Lage ganze Projekte, einzelne Leistungsphasen oder Aufgaben innerhalb der Projekte, mitsamt den abhängigen Aufgaben, mit einem Klick zu verschieben. Die Auslastung der betroffenen Mitarbeiter wird sofort angepasst und die Auswirkungen sind im GANTT Diagramm der einzelnen Projekte sichtbar. Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben können auch Projekt übergreifend gesetzt werden. Teilprojekte sind möglich.

Automatisierte und integrierte Mitarbeitereinsatzplanung reduziert Kosten

Die Bearbeitung der einzelnen Aufgaben durch die Mitarbeiter und die Zeiterfassung zu den einzelnen Aufgaben geben dem Projektleiter jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand der Bearbeitung.

Bei der Erstellung der Planung und der Ermittlung der Auslastung ist keine weitere Aktion erforderlich. Die Zahlen sind online jederzeit abrufbar und die integrierte Rückkopplung über den Bearbeitungsstand ist Teil des Sta*Ware BusinessNavigator Methodik.

Mit dem AufgabenCenter und der BusinessProcessEngine liefert Sta*Ware die sinnvolle Ergänzung, um Projekte effizient und transparent zu bearbeiten

Für die Darstellung der individuellen oder Projektbezogenen ToDo-Listen steht das AufgabenCenter zur Verfügung. Die Bearbeitung der Aufgaben, Zeiterfassung, Terminplanung und interne Kommunikation per Chat ist für die Mitarbeiter sehr einfach. Über den Bezug zum Vorgang ist auch jederzeit der Zugriff auf die Dokumente und E-Mails des jeweiligen Arbeitsschrittes gegeben.

Weitere Informationen: Sta*Ware EDV Beratung GmbH, Moosstraße 16, D-82319, Starnberg, Tel.: 08151 / 18795 20, info@staware.com, www.staware.com

Hintergrund-Informationen

Sta*Ware BusinessNavigator E&P: Die ganzheitliche Büro- und Projektmanagementsoftware für Ingenieure und Architekten Sta*Ware BusinessNavigator E&P ermöglicht effizientere Arbeitsabläufe, eine einfachere Informationsverteilung und Kommunikation, reibungslose Prozessabläufe und Auswertungen in Echtzeit. Zu den Besonderheiten zählen beispielsweise ein integrierter HOAI-Rechner mit detaillierter Abschlags- und Schlussrechnung, durchgängige Angebots- und Auftragsprozesse, individuelle Projektstrukturen mit Prozessen und Workflows, eine einheitliche und automatisierte Projektablage für alle Dokumente, E-Mails, Notizen, Vorgänge oder Aufgaben, sowie ein Echtzeit-Reporting. Der Zugriff auf die Software erfolgt über ein Windows-Client, eine App und ein Online-Portal für mobile Anwendungen oder die Einbindung externer Projektbeteiligter.

Sta*Ware GmbH: Die Sta*Ware EDV Beratung GmbH, mit Sitz in Starnberg, ist seit über 20 Jahren auf die Entwicklung und Implementierung kompakter und innovativer Unternehmenslösungen für den Mittelstand spezialisiert. Dazu werden die Bereiche Kundenmanagement (CRM), Unternehmensressourcen-Management (ERP), Projektmanagement, Dokumentenmanagement (DMS), E-Collaboration, Controlling und das Qualitätsmanagement in einem System vereint. Zu den Kunden gehören Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros, Fertighaushersteller, Immobilienverwaltungen, Steuerberater, Verwaltungs­behörden oder Unternehmensberatungsgesellschaften.

Zum Jahresbeginn 2025 muss der Austausch von Rechnun­gen zwischen inländischen Unternehmen in einem strukturierten digitalen Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das Datenformat muss der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungslegung entsprechen und damit eine maschinelle und medienbruchfreie Rechnungsbuchung, ‑prüfung und ‑freigabe ermöglichen. PDF-Rechnungen sind für ab 2025 erbrachte Leistungen – mit einer Übergangsregelung bis Ende 2027 – nicht mehr zulässig. Die neuen Version 3.0 von BMSP-Software Sta*Ware BusinessNavigator E&P entspricht der E-Rechnungspflicht im vollen Umfang. Planer können damit E-Rechnungen im aktuell wichtigsten E-Rechnungsformat XRechnung gesetzeskonform empfangen und erstellen. Grundlage der XRechnung ist das XML-Standardformat UBL (Universal Business Language), das Sta*Ware BusinessNavigator E&P importieren und in den Versionen 2.1, 2.3.1 und 3.0.1 exportieren kann. Zusätzlich können Rechnungen im so genannten ZUGFeRD-Hybridformat CII (Cross Industry Invoice), das sowohl maschinenlesbare XML- als auch menschenlesbare PDF-Daten enthält, importiert werden.

Automatisierte Rechnungsprozesse rationalisieren Abläufe

Die neuen Rechnungsformate sind vollständig in den automatisierten Rechnungsworkflow des Sta*Ware BusinessNavigator E&P eingebettet: Ausgangsrechnungen werden wie bisher erstellt und nach der internen Prüfung und Freigabe vom Programm in eine XML-Datei umgewandelt, welche die XRechnungsdaten sowie gegebenenfalls eingebettete PDF-Dateien und andere digitale Anhänge enthält. Die XRechnung kann anschließend manuell oder automatisiert per E-Mail versandt werden. Alternativ ist auch eine Übermittlung der XRechnung zu Web-Services von Kunden vorgesehen. Eingangsrechnungen werden im XRechnungsformat eingelesen und entweder menügesteuert oder automatisch verarbeitet. Die importieren Rechnungsdaten werden in einer selbsterklärenden Maske mit allen aus der XRechnung ermittelten Datenfeldern übersichtlich aufgelistet. Mit der Datenübernahme wird automatisch auch der im Sta*Ware BusinessNavigotor E&P integrierte Eingangsrechnungs-Workflow gestartet. Dabei werden die ausgelesenen Informationen formal und inhaltlich geprüft und für die Rechnungsfreigabe vorbereitet, wobei gegebenenfalls auch bestellte Mengen und Preise abgeglichen werden. Über eine Vorkonfiguration in den Kundenstammdaten können all diese Schritte auch automatisiert werden, was Rechnungsprozesse zusätzlich rationalisiert. Unterstützt werden die Rechnungstypen (Teil-) Rechnung, Abschlagsrechnung, (Teil-)Schlussrechnung sowie Gutschriften. Eingangsrechnung im hybriden XML- und PDF-Format können weiterhin per OCR-Texterkennung analysiert und verarbeitet werden. Die XRechnungsdateien werden im Dokument-Management-System von Sta*Ware BusinessNavigotor DMS abgelegt, verwaltet und archiviert. Die revisionssichere Rechnungsablage und Archivierung folgt den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Weitere Informationen: Sta*Ware EDV Beratung GmbH, Moosstraße 16, D-82319, Starnberg, Tel.: 08151 / 18795 20, info@staware.com, www.staware.com

Hintergrund-Infos

Sta*Ware BusinessNavigator E&P: Die ganzheitliche Büro- und Projektmanagementsoftware für Ingenieure und Architekten Sta*Ware BusinessNavigator E&P ermöglicht effizientere Arbeits­abläufe, eine einfachere Informationsverteilung und Kommunikation, reibungslose Prozessabläufe und Auswertungen in Echtzeit. Zu den Besonderheiten zählen beispielsweise ein integrierter HOAI-Rechner mit detaillierter Abschlags- und Schlussrechnung, durchgängige Angebots- und Auftragsprozesse, individuelle Projektstrukturen mit Prozessen und Workflows, eine einheitliche und automatisierte Projektablage für alle Dokumente, E-Mails, Notizen, Vorgänge oder Aufgaben, ein Echtzeit-Reporting sowie ein Win-Client, eine App und ein Online-Portal für mobile Anwendungen oder die Einbindung externer Projektbeteiligter.

Sta*Ware GmbH: Die Sta*Ware EDV Beratung GmbH, mit Sitz in Starnberg, ist seit über 20 Jahren auf die Entwicklung und Implementierung kompakter und innovativer Unternehmenslösungen für den Mittelstand spezialisiert. Dazu werden die Bereiche Kundenmanagement (CRM), Unternehmensressourcen-Management (ERP), Projektmanagement, Dokumentenmanagement (DMS), E-Collaboration, Controlling und das Qualitätsmanagement in einem System vereint. Zu den Kunden gehören Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros, Fertighaushersteller, Immobilienverwaltungen, Steuerberater, Verwaltungs­behörden oder Unternehmensberatungsgesellschaften.