Ingenieur -und Planungsleistungen zum Erfolg navigieren heißt:

  • branchespezifische Standard-Prozesse reibungslos auszuführen
  • sich auf die Kernleistungen und die wertschöpfende Arbeit zu konzentrieren
  • Projekte geplant und effizient umzusetzen
  • Struktur und Klarheit in der Dokumentation und der Projektablage herzustellen
  • einfache Kommunikation mit Dritten unter Einbezug großer Datenmengen zu schaffen
  • die Mitarbeiterauslastung zu optimieren und
  • die Umsatzziele und Wachstumschancen zu meistern

Hier setzt die neue Branchenlösung „Sta*Ware BusinessNavigator E&P (Engineers and Planners)“ an und erweitert die Funktion des Sta*Ware Business Navigators um die folgenden Funktionen:

Integration der Honorarordnung
Erweiterung der Module SALES und ERP

Der Sta*Ware Prozess „Honorarangebot“ bildet die Honorarberechnung gemäss HOAI und RIFT (2021, 2013, 2009) bis ins Detail für alle Grund- und besondere Leistungen ab.
Der Sta*Ware HOAI Rechner enthält alle Leistungsbilder einschließlich der Leistungsphasen, Anlagegruppen, Grundleistungen, besonderen Leistungen und Zuschläge. Die besonderen Leistungen sind laut AHO Hefte hinterlegt und können ergänzt werden.
Die Kostenermittlung und -fortschreibung einschließlich der Kostengruppen laut DIN 276 im Rahmen der anrechenbaren Kosten ist inbegriffen.

Aus dem Honorarassistent lässt sich per Klick der Angebotsvorgang füllen. Die Leistungsbilder und Anlagengruppen bilden die Struktur des Angebots und die Grund- und besonderen Leistungen werden als Positionen eingefügt. Vorbereitete pauschale oder nach Aufwand anzurechnende Leistungen lassen sich aus einem Katalog hinzufügen. Preislisten können für das Projekt oder den Kunden festgelegt werden.
Das Angebot wird in MS Word, Excel oder direkt als PDF ausgegeben und am Vorgang abgelegt.

Verträge lassen sich aus dem Angebot sehr einfach fortführen. Die Stufenbeauftragung wird unterstützt. Aktualisierte Kostenschätzungen oder -berechnungen ergeben sofort ein neues Honorar im Vertragsvorgang und bereits gestellte Abschlagsrechnungen werden in der Folge berücksichtigt.

Erzeugung der Projektstruktur bei HOAI Verträgen, agile Aufgabendefinition
Erweiterung des Moduls Projektmanagement

Aus dem Honorarvertrag kann direkt die Projektstruktur, einschließlich aller Leistungsphasen, Grundleistungen, besonderer Leistungen und Aufgabenpakete für die interne Bearbeitung erzeugt werden. Für die internen Aufgaben können die Vorgaben aus den AHO Heften herangezogen werden. Jederzeit können individuelle Projektstrukturen und Aufgabenpakete erzeugt und ergänzt werden. Ressourcen und Pools sowie die kalkulierten Zeiten werden den einzelnen Aufgaben im Rahmen der Projektstruktur zugeteilt. Die tatsächliche Zeiterfassung erfolgt nun direkt an der Aufgabe.
Die Darstellung und Bearbeitung des Projektplans ist in einem GANTT- Diagramm möglich. Der kritische Pfad wird dargestellt und zeitliche Verschiebungen mit Darstellung der Auswirkung auf die Mitarbeiterauslastung sind vorgesehen. Ist- und Soll- Stunden Vergleiche, eine grafische Kennzahlenanalyse, sowie Termin- und ToDo Listen stehen zur Verfügung.

Multi Projekte Management, Kanban Board nach Leistungsphasen
Erweiterung des Module E-Collaboration und AufgabenCenter

Bei komplexen Projekten und Abläufen spielt die Kommunikation mit Dritten über E-Mail, internen Personen über Notizen und Chats, das Terminmanagement und das Aufgabenmanagement eine entscheidene Rolle bei der Erreichung des Ziels. In einem Planungsprozess sind in der Regel mehrere Fachrichtungen beteiligt: Bauherr, Architekten, Planer und Auftragnehmer. Es ist wichtig, die Beziehungen zu allen Stakeholdern, also neben Kunden auch Lieferanten und Mitarbeiter, zu erfassen und zu steuern. Das Modul Sta*Ware BusinessNavigator E-Collaboration zusammen mit dem integrierten Mailsystem, der Adressenverwaltung, der Projektrollen und der Vorgangsbearbeitung deckt genau diese Funktion ab.

Der Sta*Ware BusinessNavigator bietet hierzu alle Werkzeuge um die reibungslose und agile Bearbeitung der gesamten Aufgaben zu gewährleisten. Neben dem GANTT Chart, steht ein AufgabenCenter mit Filterungen und Projektübergreifenden To-Do-Listen zur Verfügung. Integrierte Workflows und Prozesssteuerungen entlasten die Mitarbeiter von wiederkehrenden und überflüssigen Verwaltungstätigkeiten.

Mit vorbereiteten oder individuellen KanBan Boards, z.B. nach Projekt und Leistungsphasen lassen sich schnell und transparent die wichtigen offenen Aufgaben identifizieren und zuordnen.

Planversand, Planverteilung
Erweiterung des Modules Dokumentenmanagement

Neben dem reinen Dokumentenmanagement mit der Erstellung, Versionierung, Verwaltung und Archivierung der Dokumente, ist der Planversand im täglichen Geschäftsablauf eines Ingenieurbüros von wesentlicher Bedeutung. Für die Benennung der Pläne steht eine Meta-Konfiguration zur Verfügung. Vorbereitete Verteiler mit Rollen und Funktionen, eine Historie für jeden Plan, sowie Planein- und ausgangslisten sind vorgesehen.

Für die ggfls. mehrstufige Freigabe kann der integrierte Workflow zur Dokumentenfreigabe oder ein selbst erstellter Workflow genutzt werden. Für die Benachrichtigung an interessierte Personen kann mit dem Modul E-Collaboration Kenntnisnahmen oder E-Mail mit eingebettetem Link versendet werden.

Für das Abrufen und auch die Bearbeitung und Upload neuer Pläne bietet das Sta*Ware Portal die notwendigen Funktionen. Schnittstellen zu Portalen Dritter und Projekträumen sind vorhanden.

Bautagebuch, Mängelbearbeitung und Protokollierung **
Erweiterung der Sta*Ware APP

Neben den Aufgaben aus dem Planungsprozess und der erzeugten Projektstruktur können weitere Aufgaben und Mängel erfasst werden. Diese Aufgaben werden den Verantwortlichen mitsamt einer Frist automatisch überstellt und dann in der Folge die weitere Bearbeitung und der Status dokumentiert. Zu jedem Zeitpunkt lässt sich ein Statusbericht und Protokolle je nach Rolle in den Projektbeteiligten erstellen. Eskalationsmechanismen sind vorgesehen. Jede Aufgabe und Mangel kann mit Dokumenten, Notizen und Bildern versehen werden. Für die Bearbeitung der Mängel durch Dritte steht der Zugriff über das Sta*Ware Portal zur Verfügung.

Für die einfach und schnelle Dokumentation der Mängel sowie des Leistungsstandes auf der Baustelle wird die Sta*Ware App um das Modul Bautagebuch ergänzt. Eine direkte Koppelung mit der Kamera sowie der Geo-Daten ist möglich.

Abschlags- und Schlussrechnugen, Rechnungsvorbereitung
Erweiterung des Modules SALES

Die Erstellung der Abschlagsrechnung wird mit einem Klick auf den Honorarvertrag angestossen. Pauschale Leistung und Leistungen nach Aufwand können in einer Abschlagsrechnung zusammengefasst werden. Bei Leistungen gemäss HOAI werden ggfls. geänderte anrechenbare Baukosten gegenüber vorhergehenden Abschlagsrechnungen berücksichtigt.

Die Leistungen nach Aufwand können von einem Projektleiter mit der Rechnungsvorbereitung bearbeitet und zusammengefasst, bzw. gruppiert werden. Vertragsvereinbarungen wie z.B. ein Sicherheitseinbehalt wird automatisch berücksichtig und später mit der Schlussrechnung wieder aufgelöst. Mit jeder weiteren Abschlagsrechnung wird in Abhängigkeit der erhaltenen Zahlungen ein neuer Anweisungsbetrag ermittelt. Ein Bauvorhaben kann an mehrere Auftraggeber verechent werden.

Eigene Leistungen nach Aufwand sind mit dem Stundensatz aus dem Vertragsvorgang oder der vereinbarten Preisiste bewertet. Fremdleistungen, Reisekosten, Material, sowie weitere Ressourcen wie Fuhrpark oder Messgeräte können ebenfalls im Projekt erfasst und mit der Abschlagsrechnung weitergegeben werden

Für die Ausgabe in Word oder als PDF sind Musterdokumente vorhanden. Rechnungsanlagen können einfach erzeugt werden. Die Erstellung der E-Rechnung (Formate: CII und UBL) ist ein integrierter Bestandteil des Sta*Ware BusinessNavigators.

Bewertung unfertige Leistungen
Erweiterung des Modules Analytics

Für die Ermittlung und die Bewertung der unterfertigen Leistungen gibt es spezielle Filterungen und vorbereitete Reports. Die Bewertung erfolgt mittels eines eigenen vorab festgelegten Kostensatzes. Neben vorhandenen Standardreports für Liquiditätsplanung, Projekterfolg, Umsatzplanung, ForeCast, Auftragseingang, An- und Abwesenheitslisten und Projektlisten können beliebige Reports in wenigen Minuten durch den Anwender selbst erstellt werden.

Zusammenfassung

Automatisierte und durchgängige Prozesse, digitalisierte Projekte, integriertes Aufgaben- und Änderungsmanagement und transparente Kommunikation aller Beiligten führen zu verkürzten Bearbeitungszeiten und einer Konzentration auf die wertschöpfende Arbeit.
Automatisierte Dokumentation und Statusberichte ergeben Revisionssicherheit, reduzieren die Verwaltungstätigkeiten und erleichtern den Arbeitsalltag.

Mit dem Sta*Ware BusinessNavigator E&P haben Sie eine wesentlich höhere Effizienz und erhebliche Produktivitätssteigerungen.

 

** (in Vorbereitung)